SƠ ĐỒ ĐƯỜNG ĐI
LIÊN KẾT WEBSITE

Kiểm soát lỗi nhập dữ liệu khi làm việc với Excel

Lượt xem: 14384
Trong quá trình làm việc với Excel, chúng ta thường xuyên phải nhập dữ liệu với các kiểu dữ liệu khác nhau. Nếu không phải là người trong ngành Công nghệ thông tin thì chắc bạn cũng không quan tâm đến kiểu dữ liệu nó là cái gì. Tuy nhiên, khi làm việc với excel thì bạn nên xác định rõ ràng các kiểu dữ liệu đầu vào, kiểu dữ liệu bạn nhập sẽ quyết định các thao tác bạn có thể xử lý trên dữ liệu đó sau này.

Kiểu dữ liệu trong excel.
Với mỗi thông tin chúng ta cần nhập, chúng được chia thành các kiểu dữ liệu khác nhau, mỗi kiểu dữ liệu sẽ có các hàm tương ứng để thực hiện các thao tác nhất định. Ví dụ với kiểu dữ liệu dạng text bạn có thể đếm độ dài, cắt lấy một số ký tự,  nối các đoạn text với nhau.… Với kiểu dữ liệu ngày tháng năm bạn có thể trích xuất được ngày, tháng, năm, có thể tính được các khoảng thời gian.… Với dữ liệu số bạn có thể thực hiện các phép toán, tính tổng, tính trung bình…

Khi bạn nhập dữ liệu không đúng kiểu thì xử lý dữ liệu bạn sẽ gặp những lỗi như: #VALUE!; #N/A; #NUM…và đôi khi những gì bạn nhập và nhìn thấy trên màn hình chưa hẳn đã đúng kiểu dữ liệu. Giả sử bạn nhập 28/8/2017 thì kết quả trả về không phải là kiểu ngày tháng nếu trên máy tính của bạn đang định dạng kiểu tháng trước ngày sau và khi bạn nhập 8,2 thì kết quả trả về là dạng text nếu máy tính của bạn đang định dạng dấu thập phân là dấu chấm …và bạn chỉ nhận ra những sai sót đó khi bạn sử dụng hàm và nhận được các thông báo lỗi. Vậy làm sao để tránh được những sai sót đó khi nhập dữ liệu?

Cách kiểm soát dữ liệu khi nhập.
Để tránh những tình huống phải nhập lại dữ liệu thì giải pháp tối ưu nhất là bạn hãy kiểm soát nó ngay từ khi nhập. Excel có một công cụ rất hữu dụng trong tình huống này đó là “Data Validation”.
Giả sử bạn có một bảng điểm cần nhập như sau:


Với dữ liệu dạng như vậy thì bạn thường hay gặp lỗi khi nhập thông tin ngày sinh và điểm. Để sử dụng công cụ Data validation cho cột dữ liệu ngày sinh bạn chọn vùng dữ liệu (ở ví dụ này là cột E), chọn Data > Data Validation > Data Validation. Trong cửa sổ Data validation tại thẻ Settings bạn chọn: Data trong ô AllowBetween trong ô Data rồi nhập phạm vi ngày tháng năm sinh trong ô Start date và End date


 
Tại thẻ Input Message bạn có thể nhập tiêu đề và nội dung chú thích khi người dùng đặt con trỏ vào các ô có định dạng ngày tháng giúp người nhập tránh lỗi nhập sai.
 


 
(Thông báo khi đặt con trỏ vào các ô trong cột Ngày sinh)

Thẻ Error Alert giúp bạn lựa chọn hành động khi nhập sai:


 
Tại ô Style bạn chọn Stop và nhập tiêu đề và nội dung thông báo lỗi trong các ô Title và Error message. Khi nhập sai sẽ gặp thông báo lỗi:

(Thông báo khi nhập sai định dạng ngày tháng)

Người nhập chọn Retry để sửa dữ liệu đã nhập hoặc chọn Cancel để nhập lại.
Với dữ liệu tại các cột điểm ban cũng làm tương tự. Tuy nhiên, trong thẻ Settings bạn chọn Decimal tại ô Allow, chọn between tại ô Data, nhập 0 trong ô Minimum, nhập 10 trong ô Maximum để quy định dạng điểm là các số thập phân từ 0 đến 10. Với các dạng dữ liệu khác bạn lựa chọn các thông số tương ứng cho phù hợp.


 
Bạn sẽ nhận được thông báo sau nếu nhập sai dạng dữ liệu tại các ô điểm:


 
Ngoài ra Data validation còn cho phép bạn nhập dữ liệu dạng danh sách để tránh lỗi nhập dữ liệu dạng text không thống nhất.

Chú ý: Hình ảnh minh họa trên phiên bản MS Excel 2013. Nội dung hướng dẫn có trong chương trình đào tạo nghề Công nghệ thông tin (Ứng dụng phần mềm) và Kỹ thuật sửa chữa lắp ráp máy tính.
Hatechs
Đang online34
Tổng truy cập3.536.744
Hãy chia sẻ Facebook của nhà trường tới bạn bè:
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ KỸ THUẬT VÀ NGHIỆP VỤ HÀ NỘI
Địa chỉ: 169 Nguyễn Ngọc Vũ, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: 0243 8585 141 |  Fax: 0243 8582 667
Email: Info@hatechs.edu.vn  |  Website: hatechs.edu.vn

Tuyển sinh 2017
Tuyển sinh Online
 
Kết quả bình chọn